Organiser un festival sans fausse note : nos conseils

7/05/2024
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Festival

Ambiance de fête, musique, convivialité… Vu « de l’extérieur », un festival, c’est à cela que ça ressemble.  Mais derrière ce joyeux combo se cache une logistique complexe, savamment orchestrée par les organisateurs.

Car au-delà de l’aspect artistique, c’est tout un ensemble de paramètres administratifs, techniques et humains qu’il faut savoir gérer pour mettre en place une manifestation culturelle de ce genre, sans compter, bien sûr, le côté financier.

Vous souhaitez, vous aussi, vous lancer dans cette belle aventure ? Alors suivez-nous dans les coulisses et découvrez ce qu’il faut savoir pour organiser un festival.

Organiser un festival : les principes de base

Bien planifier pour mieux s’organiser

Mettre sur pied un festival demande ordre et méthode. Pour éviter les oublis, rien de tel qu’une planification minutieuse des tâches à réaliser.

Quelques « tips » pour monter votre projet :

  1. Déterminez le type de festival que vous souhaitez créer : quelle programmation ? Quelle durée ? Quelles dates ? Quel public ? Quel endroit ?
  2. Divisez le projet en étapes concrètes (préparation/réalisation/bilan, par exemple.)
  3. Définissez pour chaque tâche des échéances réalistes et efforcez-vous de les respecter.
  4. Dressez une liste des éléments techniques nécessaires : des installations pour couvrir la scène en cas de pluie, des barnums pour l’accueil et la restauration, un chapiteau pour les équipes de secouristes, des tentes pour régie son/éclairage

Armé d’un plan précis, il vous sera plus facile de naviguer entre les différents écueils souvent rencontrés lors de la mise en place d’un festival.

Tente restaurant Festival Mythos à Rennes

Établir un budget précis

Organiser un festival c’est aussi savoir jongler… avec les aspects financiers.

Pour que l’aventure ne tourne pas au fiasco, tâchez de viser juste dès le départ en établissant un budget festival réaliste. Celui-ci devra couvrir chaque poste de dépense, parmi lesquels :

Conseil supplémentaire : pensez à ajouter des marges de sécurité à l’enveloppe budgétaire, pour parer à d’éventuels imprévus… Vous gagnerez en tranquillité d’esprit et pourrez ainsi réagir plus sereinement en cas d’incident.

Financer son projet de création de festival

En fonction de la typologie du festival, plusieurs modes de financement peuvent être envisagés.

  1. Mécénat et sponsoring, des pistes à ne pas négliger.
    À ce stade, institutions, entreprises et partenaires privés peuvent donc être de sérieux alliés. À condition, bien sûr, de savoir les convaincre. Pour ce faire, rien de tel qu’un beau dossier de présentation — votre « carte de visite » en somme — : original, solide, il devra être en mesure de prouver à votre potentiel partenaire en quoi vous avez des intérêts communs.
    Autre point essentiel : pour être convaincant, le dossier de présentation doit indiquer clairement la somme dont vous avez besoin et la manière dont vous souhaitez l’utiliser.
     
  2. Subventions et aides publiques
    Si votre projet de festival répond aux critères imposés par le ministère de la Culture, vous pourrez peut-être profiter des aides accordées par l’État dans le cadre du soutien aux festivals dans le champ de la création artistique.
     
  3. Billetterie en ligne
    En mettant en place un système de billetterie en ligne, vous pourrez commencer à générer des recettes avant même que ne débute l'événement.
     
  4. Dépenses des festivaliers : une ressource essentielle à exploiter
    Une fois arrivé sur les lieux, le public d’un festival aime consommer : boissons, alimentation, mais aussi produits dérivés en tout genre (aussi appelé « merchandising ») … Tout cela viendra s’ajouter aux revenus générés par les entrées et permettra de financer l'événement.
Actualité Lesage Festival de l'été 2019

Organisation d’un festival : comment s’y prendre, dans le détail

Choisir une période

Un festival en plein air ? Sans surprise, vous opterez probablement pour les beaux jours, comme bon nombre d’organisateurs.

C’est ainsi qu’en Bretagne, à la saison estivale on compte une multitude d'événements musicaux, et non des moindres : Festival des Vieilles Charrues, Interceltique de Lorient, Route du Rock…

Sélectionner le bon emplacement pour accueillir votre manifestation culturelle

Le choix du lieu où se dérouleront les festivités est fondamental.

Il doit être déterminé en fonction de plusieurs critères :

  • Nombre d’artistes programmés
  • Durée du festival
  • Nombre de festivaliers attendus

Vous devez disposer d’assez d’espace pour accueillir scène(s), stands divers, espaces de restauration, zones de repos, espaces de camping, zones techniques… Veillez donc à sélectionner un lieu suffisamment vaste. Mais soyez tout de même réalistes : s’il s’agit d’une première édition, il n’est peut-être pas nécessaire de prévoir autant de place qu’à Glastonburry ou Coachella…

Parmi les autres éléments à bien étudier avant de sélectionner le lieu de votre futur festival :

  • Les questions d’accessibilité : Le festival aura-t-il lieu en pleine campagne ou en zone urbaine ? Le site retenu est-il accessible en transport en commun ? Y a-t-il des zones de parking ?
  • Les équipements préinstallés, à vérifier surtout s’il s’agit d’un festival en plein air : Le lieu dispose-t-il de points d’eau ou de sanitaires ? Qu’en est-il du réseau électrique et de la couverture internet ?

Visitez les sites qui vous intéressent : rien de mieux en effet que d’être « sur le terrain » pour appréhender concrètement les choses.

Renseignez-vous quant à la « fiabilité » du gestionnaire du lieu : dispose-t-il de toutes les licences et assurances requises pour exercer son activité ?

Enfin, assurez-vous que les responsables locaux sont bien favorables à l’organisation d'évènements tel que celui que vous souhaitez organiser… Quand viendra l’heure d’obtenir les indispensables autorisations, la tâche sera ainsi moins ardue.

Composer une programmation harmonieuse

Ce qui fait l’âme d’un festival, et qui sera bien sûr au centre de vos préoccupations, c’est la programmation ! Élément clé du festival, elle doit contribuer à en faire un évènement unique et à susciter chez le public une irrépressible envie d’y assister. Autant dire qu’elle doit être mûrement réfléchie…

Petite mise en garde : cette étape est des plus chronophages.

Car après avoir choisi les artistes, il faudra établir des contacts, puis entamer de longues négociations avant d’envisager la signature des contrats… Songez que vous pourriez être contraints de modifier votre sélection initiale et d’opter pour d’autres artistes… Vous le voyez, la route de la programmation est tout sauf « un long fleuve tranquille ». Raison de plus pour entamer les démarches le plus vite possible.

comment-organiser-un-festival

Bien choisir ses collaborateurs

La garde rapprochée et les bénévoles, indispensables ingrédients du succès.

Organiser un festival, c’est une tâche titanesque et un travail de longue haleine.

Pour y parvenir, un petit secret : savoir déléguer !

Vous pouvez commencer par établir un organigramme reprenant tous les postes à créer :

  • programmation artistique
  • relations presse,
  • accueil des artistes,
  • gestion des prestataires,
  • coordination des bénévoles…

Puis entourez-vous d’une équipe solide, composée de talents aussi divers que les tâches à réaliser.

Tout au long de la préparation, veillez à soigner la communication interne entre les membres de l’équipe. Pour éviter la perte de motivation, chacun doit être tenu au courant de l’avancée du projet. Pour cela, rien de mieux que de prévoir, à intervalles réguliers, des moments informels entre les équipes.

Les prestataires externes

Restauration, gestion des paiements, communication et merchandising, achat ou location de barnums : pour toutes ces activités, vous devrez faire appel à des prestataires externes. Choisissez-les avec attention, car c’est aussi de leur professionnalisme que dépendra le succès de votre festival.

Festival Bobital à Dinan

Se faire connaître et attirer les festivaliers

L’importance de l’identité visuelle

L’image de votre festival est cruciale. Il vous faudra donc créer une identité visuelle forte et facilement identifiable. Affiches, flyers et billets devront présenter la même charte graphique, tout comme vos communications sur les réseaux sociaux. Jouez le jeu jusqu’au bout en affichant vos couleurs sur le site, en optant pour des bâches de barnum personnalisées.

 .. et celle des relations presse

Faites en sorte que les médias couvrent votre évènement. Communiqués, conférences de presse, interviews radio, podcasts : tous les supports sont bons pourvu que l’information passe ! Plus la couverture médiatique sera efficace, plus vous gagnerez en visibilité et plus vous capterez l’attention du public.

Gérer la logistique

Billetterie

Mettez en place un système de billetterie performant pour gérer efficacement les entrées des festivaliers.

Permis et autorisations

Demandez les autorisations auprès des institutions compétentes (mairie, préfecture, etc.) et assurez-vous de respecter l’ensemble des réglementations en vigueur.

ente de réception pour un restaurant mobile

Restauration

Contactez des prestataires de service de restauration pour répondre aux besoins de l’ensemble des participants à la manifestation ? Nourriture et boissons doivent en effet être prévues pour les festivaliers, mais aussi pour les artistes, les techniciens et l’ensemble des bénévoles présents sur le site.

Information des festivaliers sur le site

Prévoyez la mise en place d’une signalisation claire, qui permettra de guider les participants vers les différentes zones du festival. N’oubliez pas de créer divers espaces d’information sur le site : le personnel devra être en mesure d’y répondre aux questions des festivaliers… Gardez en tête que chaque interaction positive contribue à la qualité de l’expérience globale.

Sécurité

La sécurité des participants, des artistes et du personnel doit être une priorité absolue lors de l’organisation d’un festival. Il est donc essentiel de :

  1. Collaborer avec les autorités locales et les services d’urgence pour élaborer un plan de sécurité complet.
  2. Former le personnel chargé de la sécurité afin qu’il puisse gérer les mouvements de foule, les éventuelles situations d’urgence et les premiers secours.
  3. Installer des chapiteaux pour les postes de secours et d’aide médicale dans différents points stratégiques sur l’ensemble du site.
  4. Communiquer les consignes de sécurité et les procédures d’évacuation aux participants pour parer à toute éventualité.
Festival bobital 2017

Chouchouter les participants grâce à la location de barnum !

Vous avez réservé un site exceptionnel, la programmation est au top, vos équipes sont ultra-motivées et prêtes à se lancer dans l’aventure de la préparation d’un festival… Bref, tous les voyants sont au vert. Ou presque !

Pour que votre festival reste dans toutes les mémoires, assurez-vous de réserver aux participants un accueil digne de ce nom.

Comment faire ? Rien de bien compliqué. L’idée est surtout de créer une atmosphère accueillante, autant pour les artistes que pour les techniciens ou les festivaliers. N’oubliez pas que s’ils sont satisfaits, ils n’auront qu’une envie : participer aux éditions suivantes ! 

Vous pouvez par exemple, grâce à la location de barnum, aménager des espaces de détente : cela permettra aux festivaliers de « reprendre des forces » et de se ressourcer entre les performances.

Modulaires, les barnums offrent une grande flexibilité en matière d’aménagement. Ils peuvent donc être disposés selon vos envies et combinés entre eux au gré des besoins. C’est ainsi que plusieurs barnums alignés peuvent constituer des abris fort appréciables en cas d’intempéries… Car c’est un fait : même à la belle saison, les caprices de la météo peuvent perturber le déroulement d’un festival… Et si les averses se multiplient, soyez sûrs que le public sera ravi de pouvoir trouver abri sous un barnum !

Installer des barnums sur le site d’un festival, c’est un excellent moyen d’améliorer l’expérience utilisateur. En mettant à la disposition des festivaliers des installations confortables et sécurisantes, vous renforcez l’aspect « professionnel » de votre organisation tout en vous assurant de gagner les faveurs du public.

Conclusion

Aventure passionnante, l’organisation d’un festival n’en est pas moins une entreprise exigeante tant elle demande de prêter attention à une foule de détails. Pour vous aider dans votre parcours, notamment pour les aspects logistiques, n’hésitez pas à vous adresser à des professionnels tels que ARVENN EVENT: ils seront heureux de vous aider à créer un événement aussi réussi que mémorable !

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